工作不忙时,该忙些什么

What to Do When Work Is Slow

本文提供你几个因应策略:建立待办事项列表、学习新事物 …… 或是去度假。

 

当工作蜂涌而至时,你知道必须非常迅速执行各项工作。当截止日期迫近,你不仅忙碌也投入,有时候,几乎赶不上期限。在工作排程中有喘息空间,简直像是个梦。

但是当工作减少时,你可能会发现自己懒洋洋的,无法对自己能做的事感到振奋,动作比平日慢,还会看与自己工作没有特别相关的文章与影片。你就是感到很无聊。

我们都会感受这般起落,不论它是季节性,或是由会议、项目或新客户加入等事件所造成。大多数人都能在忙碌高峰期专心完成工作。但你处理低谷期的方式,对你的整体生产力与快乐也都有重大影响。我身为时间管理教练,经常建议人们如何充分运用工作淡季的时间。以下是几个策略:

 

拟定计划

当压力解除,任何小事都容易让你分心。你可能会花太多时间在电子邮件、上网乱逛,或把注意力放在不重要的事物或跑腿的差事上,想着「我时间很多」。为了克制这种倾向,你每天都要有个清楚的计划。写下两、三件最重要的任务,以及任何你想完成的小型待办事项。你必须比忙碌时期更仔细做规画。

另一个好主题,是估计你在每项活动要花多少时间。举例来说,我想要在早上 11 点之前,完成我第一个最重要的任务。从 11 点到中午,我要解决三个小的待办事项。午餐时间休息。然后 1 点到 3 点,我要进行我第二个重要的大型任务。这个详细计划有助于把可能会很无聊的一天,变成一系列的小型冲刺时段。

自我培养

如果你好好利用,工作淡季是提升你整体生活的好机会。不妨考虑一下你平日没有时间从事的专业发展活动,把它们加入你的每日计划中。这可能包括参加产业会议、与前上司会面、润饰你的简历与 LinkedIn 个人档案,或是参加网络课程。你所投资的时间可以对你现在的工作有帮助,或是为你打开未来的大门。

提前完成

淡季时间也提供一个机会,可在紧急情况发生前,完成家庭与办公室行政工作。在五月的淡季期,你可以先提交六月截止的文件,或是终于修好那部老旧的打印机,这样就不会在重大截止期限前引起焦虑与烦恼。或是你可以在休息一天没什么关系的时候,安排你的年度健康检查,或是跑一趟去换新驾照。主动积极可以避免你把这些必要任务,挤在特别忙碌的时间去做。

建立关系

如果你时常拒绝同事的午餐邀约,现在是答应的时候。你不忙的时候,可以藉由一起吃午餐、喝咖啡,或顺道拜访同事的办公室,来了解他们。用这个方式建立情谊,可以为日后的有效合作做准备,为你将来工作压力大时准备一些关系资本。

休息一下

最后,淡季提供机会让你花时间在工作外的生活。这是个度假或休息的理想时机,或是在淡季的周五只上半天班,我的一些同事在夏天时就这么做。你甚至可以在工作当中抽出更短的时间,来加强个人关系,像是跟另一半共进午餐,或是和朋友一起喝杯咖啡。或者你可以处理家庭杂务,像是清理壁橱。

别在工作压力较小的时候浪费时间,应该选择保持专注。然后把多余的精力,用来做那些你在忙碌高峰期做会觉得有压力的活动,但在你有喘息空间时去做,就会非常满足。重要的是,要刻意管理你的时间,让你的产出不论在淡季或旺季都能极大化。

 

作者|伊丽莎白.葛瑞斯.松德斯 Elizabeth Grace Saunders

文章|哈佛商业评论

共好管理咨询

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自 1999 年发展于华人地区,教练与讲师团队超过 100 位,目前累计全球服务企业超过 4000 家,大中华区学员超过 100 万,横跨十大产业领域。作为中国管理咨询的先驱者,运用清晰的实务经验与科学的系统工具,影响了无数卓越的中国企业家。

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